Văn phòng ảo được biết đến là một dịch vụ tiện ích, phù hợp cho các cá nhân, startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là với chi phí thuê mặt bằng hay thuê một văn phòng khá đắt đỏ. Hiện nay, việc sử dụng dịch vụ này được xem là giải pháp tối ưu. Cùng điểm qua những lợi ích văn phòng ảo có thể bạn chưa biết nhé!
1. Tiết kiệm chi phí
Khi xây dựng một văn phòng bạn phải tốn rất nhiều khoản phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy nước nóng/lạnh hay hệ thống tỏa nhiệt,…. Những chi phí này tưởng chừng như nhỏ nhưng khi cộng tất cả lại sẽ thành khoản phí khổng lồ.
Với hình thức thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp nghiễm nhiên được hưởng lợi ích văn phòng ảo. Sử dụng tối đa các trang thiết bị hiện có, wifi và điều hòa,… tiết kiệm được số vốn lớn so với thuê văn phòng dài hạn hay xây dựng văn phòng, cũng như các phí dịch vụ không đáng có.
2. Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Một doanh nghiệp nhỏ muốn tạo được ấn tượng với đối tác lớn ngay từ lần ra mắt đầu tiên thì địa chỉ văn phòng là một điểm đáng chú ý. Thử hình dung, khi bạn gửi email chào hàng, nhưng địa chỉ của bạn là ABC/XYZ/DEF thì vô tình “sự thiện cảm” đã giảm đi phần nào.
Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thì doanh nghiệp đã có địa chỉ đáng tin cậy. Vì thông thường các văn phòng ảo đặt tại khu trung tâm kinh tế của thành phố; hay nằm ngay mặt đường chính; gần kề với các doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước. Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh chính thức, thuận tiện ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác,… Điều này tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp.
Văn phòng ảo giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
3. Thông tin liên lạc ổn định
Lợi ích văn phòng ảo tiếp theo mà chúng tôi muốn nói đến chính là thông tin liên lạc. Bạn nghĩ sao nếu phải dành thời gian để tuyển thêm nhân sự và chi phí để nhân sự sắp xếp các cuộc hẹn, người phải luôn túc trực ở lễ tân 24/24,…
Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng doanh nghiệp sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,… Doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm chủ trong việc giao tiếp với khách hàng và đối tác mà không mất nhiều thời gian.
4. Doanh nghiệp hợp pháp
Tại Việt Nam, văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được pháp luật công nhận. Khi doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ văn phòng ảo thì không hề khó khăn. Bởi lẽ, văn phòng ảo được xem là trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Nơi đặt văn phòng ảo đã được đăng ký với cơ quan chức năng và có người đại diện pháp luật. Do đó, việc thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp với pháp luật Việt Nam.
5. Tập trung vào hoạt động kinh doanh
Thay vì hàng tháng bạn phải đau đầu với các khoản phí dịch vụ; cải thiện các trang thiết bị cố định để nhân sự làm việc tốt, thì điều này sẽ không còn nữa với văn phòng ảo. Đây là lợi ích văn phòng ảo mang lại, doanh nghiệp của bạn có nhiều thời gian và trí tuệ để tập trung toàn bộ năng lực tối ưu hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Văn phòng ảo giúp tập trung vào hoạt động kinh doanh
Nếu bạn đang đắn đo về việc có nên thuê một văn phòng ảo, qua những lợi ích trên đây có lẽ bạn nên quan tâm đến dịch vụ này để đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
