Chuyển văn phòng sáng một địa chỉ mới phù hợp hợp và đẹp hơn là việc không còn quá xa lạ đối với nhiều người, đặc biệt là các công ty tư nhân. Tuy nhiên, công tác để chuyển văn phòng bao gồm rất nhiều việc và nó có thể ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy nên, khi chuyển văn phòng bạn cần trang bị và chuẩn bị rất nhiều việc, hãy cùng Moving House tìm hiểu những công việc đó là gì qua bài viết sau đây nhé.
Xem thêm: Cách đóng gói tài liệu chuyển văn phòng khoa học
1. Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Cần lên list các công việc trước khi chuyển văn phòng để thuận tiện hơn
Sau khi đã xác định được địa điểm đặt thuê văn phòng, để mọi công việc diễn ra thuận lợi bạn cần có khâu chuẩn bị càng chi tiết càng tốt, việc chuyển văn phòng mới cũng vậy. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết bạn sẽ biết được những công việc cần làm, phân công nhân viên trợ giúp và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý tốt nhất.
Mỗi nhân viên có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không bạn cũng cần có phương án từ trước để nhân viên chủ động thực hiện. Một số nội dung bạn phải có trong kế hoạch như:
- Thiết kế và trang trí nội thất;
- Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng;
- Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;
- Di chuyển điện thoại internet;
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
2. Chọn thời gian chuyển văn phòng
Nên lựa chọn khoảng thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, hoặc chuyển vào ngày làm việc thường ngày thì bạn cần sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty hoặc có thể để lại bộ phận quan trọng nhất tạm thời hoạt động tại vị trí tạm thời nào trước.
3. Chuẩn bị đồ dùng, vật dụng chuyển dọn văn phòng
Tổng hợp các đồ dụng vật dụng trước khi chuyển văn phòng
Mặc dù các đơn vị chuyển nhà – chuyển văn phòng có hỗ trợ về hộp – thùng đựng nhưng để đỡ tốn thời gian nhất bạn vẫn nên có sự chuẩn bị. Thùng carton là vật dụng không thể thiếu khi bạn có kế hoạch chuyển văn phòng, một vật dụng hiệu quả cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển. Bạn cần chuẩn bị số lượng thùng carton đủ cho từng nhân viên, phòng ban.
Cách tốt nhất là để từng cá nhân tự sắp xếp đồ dùng tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển. Mỗi trang thiết bị hay các đồ dùng cần vận chuyển bạn cũng nên chuẩn bị thùng carton đóng gói để tránh va đập khi di chuyển. Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị thêm báo, mút xốp, băng keo để có thể đóng thùng hộp dễ dàng hơn. Bạn có thể giao việc này cho phòng nhân sự hoặc phòng lễ tân, nhân viên phòng sẽ chủ động chuẩn bị và phát lại cho các phòng ban theo số lượng cần thiết.
4. Xác định chi phí cho việc chuyển văn phòng
Sau khi bạn đã lên được kế hoạch cho việc chuyển văn phòng, dựa vào bản kế hoạch đó bạn hãy xác định khoảng chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Bạn có thể tham khảo giá từ một số bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để dự trù chi phí. Bạn hãy chuẩn bị thêm khoản chi phí có thể phát sinh để quá trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi.
Chi phí chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc các yếu tố:
- Loại xe thuê vận chuyển
- Số lượng hàng hóa cần vận chuyển
- Khoảng cách từ điểm đi và điểm đến.
- Các loại phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi ….
Hy vọng với những chia sẻ trên của đơn vị chuyển văn phòng Moving House, các bạn có thể chủ động thực hiện được công tác chuyển văn phòng của mình trong thời gian sắp đến. Nếu các bạn không có thời gian và muốn tiết kiệm công sức thì hãy sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Moving House, một trong những đơn vị hàng đầu được nhiều khách hàng ở TP.HCM tin tưởng và bình chọn.
Xem thêm: Review dịch vụ chuyển nhà Moving House
