Một dịch vụ văn phòng được nhiều đối tượng mới khởi nghiệp kinh doanh biết đến chính là văn phòng ảo. Đây thực chất là một hình thức cho thuê địa điểm đặt trụ sở kinh doanh nhằm giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và thuận tiện hơn trong các cuộc gặp gỡ với khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, chính vì khá phổ biến nên tồn tại một số vấn đề bất cập cho người đi thuê. Dưới đây là một số thông tin được khách hàng chia sẽ sau khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo Office 168. Mời các bạn cùng theo dõi để biết được thuận lợi cũng như khó khăn mà mô hình này mang lại cho doanh nghiệp bạn.

Dịch vụ văn phòng ảo phù hợp với các startup, agency và cá nhân làm việc tự do.

Ưu điểm của việc thuê văn phòng ảo để khởi nghiệp

Với các công ty vừa và nhỏ hoặc mô hình status thì việc lựa chọn mô hình văn phòng ảo có rất nhiều điều tích cực mà mô hình này mạng lại cho doanh nghiệp bạn như:

• Tiết kiệm chi phí
• Không cần đầu tư trang thiết bị, nội thất..cho văn phòng.
• Vị trí ở trung tâm và dễ tìm kiếm
• Xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, đối tác
• Dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp
• Có nhiều cơ hội gặp gỡ các doanh nghiệp khởi nghiệp khác

Nhược điểm của việc thuê văn phòng ảo

Bên cạnh mặt tích cực thì luôn có những điểm bất cập đi kèm trong mô hình này, những điều bất cập đáng nói nhất như sau:

• Muốn gặp khách hàng, đối tác phải báo trước
• Điện thoại viên của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại dựa vào tên công ty đăng ký kinh doanh của bạn.
• Những cuộc gọi đến sẽ chuyển đến số điện thoại của bạn hoặc lấy tin nhắn và gửi đến cho bạn.
• Văn phòng ảo sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập và các doanh nghiệp tại gia thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp mà không phải chi trả chi phí cao cho không gian làm việc..
• Ngoài ra, còn đảm bảo mức ngân sách sử dụng thấp nhất để xây dựng và duy trì bộ máy doanh nghiệp mà bạn hy vọng một ngày mở rộng.

Mô hình này đã có rất lâu từ các nước phát triển trên thế giới, đối với Việt Nam mô hình này du nhâp được khoảng 6 đến 7 năm trở lại đây là một sân chơi mới cho các bạn trẻ đam mê khởi nghiệp mà ít vốn.

Những điểm cần chú ý về vấn đề thuê văn phòng ảo

“Ảo” cũng có ưu và nhược điểm của nó. Một mặt, nó đòi hỏi rất ít vốn đầu tư ban đầu. Mặt khác, nó có khả năng tạo ra một chút khoảng cách giữa bạn và khách hàng cũng như hạn chế mặt đối mặt truyền thông với các nhân viên hoặc khách hàng của bạn.

Ngoài ra, muốn gặp khách hàng hay đối tác phải hẹn trước và thời gian tiếp khách bị bó buộc theo số giờ đã đăng ký. Lo ngại vấn đề pháp lý, đặc biệt là thủ tục đăng ký kinh doanh cho văn phòng ảo. Bởi lẽ, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm.

Đối với loại hình văn phòng ảo có một số điểm bạn cần lưu ý khi sử dụng mô hình này

Những lợi ích có được từ dịch vụ văn phòng ảo

Có thể nói ưu điểm lớn nhất mà thuê văn phòng ảo sở hữu đó chính là tiết kiệm chi phí. Là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do mà thị trường văn phòng ảo hiện nay sôi nổi hơn bao giờ hết. Tiếp theo đó chính là những tiện ích kèm theo khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo. Doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về việc cung ứng các trang thiết bị, nội thất..cho văn phòng. Giúp doanh nghiệp giảm bớt các gánh nặng về rủi ro về giá cả, chất lượng.

Khi lựa chọn loại hình dịch vụ này thì doanh nghiệp được tạo điều kiện để xây dựng hình ảnh mà vẫn tiết kiệm chi phí, nhân lực. Bởi văn phòng ảo sẽ đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết mà một văn phòng thực cần. Với hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp được kết nối với khách hàng 24/24. Xây dựng hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng.

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây là giải pháp tối ưu cho việc tiết kiệm chi phí, tập trung vào kinh doanh. Một giải pháp đơn giản, chất lượng với chi phí hợp lý. Phù hợp với nhiều loại đối tượng khách hàng (Những người hay di chuyển, Việc kinh doanh tại nhà hoặc các công việc phải di chuyển nhiều, Các doanh nghiệp mới thành lập, Chi nhánh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ)

Theo kinh nghiệp trong nghề với các giao dịch thành công dịch vụ văn phòng ảo Office 168 nhận xét như sau: khoảng 57% của tổng qui mô giao dịch văn phòng đến từ các doanh nghiệp trong lĩnh vực bất động sản, 85% trong đó đến từ mặt bằng. đi kèm với nhu cầu thuê văn phòng ngày càng tăng và được dự đoán sẽ thiếu hụt trong năm 2020, số lượng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo cũng ngày càng nở rộ. Bên cạnh việc ưu tiên địa chỉ kinh doanh đẹp, các chủ doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp. Với hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, đội ngũ nhân viên và lễ tân chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong các vấn đề về hành chính, việc còn lại của doanh nghiệp chỉ là tìm kiếm khách hàng và lợi nhuận.