Chúng ta đều biết rằng mô hình dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm cho mình một khoản đáng kể về chi phí mặt bằng, phòng ốc, không gian làm việc. Ngoài ra, văn phòng ảo còn mang đến doanh nghiệp bạn, nhất là các doanh nghiệp startup, SME nhiều tiện ích khác nữa, ở bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp đến bạn những tiện ích để bạn có thể lựa chọn cho mình những phương án hiệu quả cho việc phát triển kinh doanh của mình. (Thông tin tổng hợp từ Văn phòng ảo Office168)

Văn phòng ảo vẫn là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp SME, startup vào năm 2020?

Định nghĩa văn phòng ảo?

Định nghĩa của Wiki về văn phòng ảo: “hình thức văn phòng cung cấp các dịch vụ tiện ích văn phòng mà không cần đến diện tích thực”. Thường thường dịch vụ này sẽ được cung cấp vởi một đơn vị về mặt bằng hoặc bất động sản.

Các tiện ích văn phòng mà văn phòng ảo cung cấp là gì? Là những tiện ích để xử lý vấn đề của tổ dịch vụ văn phòng một công ty:

• Bộ phận tiếp tân, bưu phẩm
• Thông tin đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh…
• Những tiện ích đi kèm từ đơn vị cung cấp dịch vụ

Mời bạn xem qua videos từ Office168 để hiểu rõ hơn các tiện ích từ dịch vụ văn phòng ảo

Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Tiết kiệm chi phí

Khi doanh nghiệp hoạt động ở thời gian đầu thường vật lộn với nhiều chi phí và có nhiều rủi ro. Khi xây dựng một văn phòng bạn phải tốn rất nhiều khoản phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy nước nóng/lạnh hay hệ thống tỏa nhiệt,…. Những chi phí này tưởng chừng như nhỏ nhưng khi cộng tất cả lại sẽ thành khoản phí khổng lồ. Các đơn vị cung cấp văn phòng ảo hàng đầu hiện nay ở TPHCM như văn phòng ảo Office168 đều cung cấp những tiện ích kể trên.

(Office168 tọa lạc tại Building 168, 04 Nguyễn Thị Minh Khai, Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh)

Đối với vấn đề này, thuê văn phòng ảo còn xử lý được hơn cả mong đợi, trước hết, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều chi phí cho một văn phòng mới. Hơn nữa, địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp còn được đặt tại những khu vực rất trung tâm, điều này làm tăng khả năng cho họ tiếp xúc được với đối tác, nguồn vốn và khách hàng.

Thuận tiện cho việc kinh doanh

Một doanh nghiệp nhỏ muốn tạo được ấn tượng với đối tác lớn ngay từ lần ra mắt đầu tiên thì địa chỉ văn phòng là một điểm đáng chú ý

Một doanh nghiệp nhỏ muốn tạo được ấn tượng với đối tác lớn ngay từ lần ra mắt đầu tiên thì địa chỉ văn phòng là một điểm đáng chú ý. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thì doanh nghiệp đã có địa chỉ đáng tin cậy. Những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường đi kèm kinh doanh văn phòng và có vị trí đẹp. Nghĩa là, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được hưởng vị trí, cũng như những dịch vụ đi kèm của nó. Khi gặp đối tác, doanh nghiệp có thể sử dụng các phòng họp có sẵn. Thế nên, văn phòng ảo nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp thời kỳ đầu phát triển.

Với các doanh nghiệp ở thời kỳ đầu phát triển, sử dụng văn phòng ảo không chỉ làm giảm chi phí; mà còn làm quá trình đăng ký kinh doanh nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Sử dụng dịch vụ này, trước hết người chủ doanh nghiệp sẽ có địa điểm đăng ký kinh doanh thuận tiện và chuyên nghiệp. Và tiết kiệm chi phí nữa, nếu so sánh với số tiền bỏ ra để thuê mặt bằng mới hoàn toàn. Thêm nữa, khi đăng ký sử dụng dịch vụ văn phòng ảo quận 1 của NGA office trong thời hạn một năm; chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Thông tin liên lạc ổn định

Lợi ích văn phòng ảo tiếp theo mà chúng tôi muốn nói đến chính là thông tin liên lạc. Bạn nghĩ sao nếu phải dành thời gian để tuyển thêm nhân sự và chi phí để nhân sự sắp xếp các cuộc hẹn, người phải luôn túc trực ở lễ tân 24/24,…

Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng doanh nghiệp sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,… Doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm chủ trong việc giao tiếp với khách hàng và đối tác mà không mất nhiều thời gian.

Doanh nghiệp hợp pháp

Tại Việt Nam, hình thức văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được pháp luật công nhận. Khi doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ văn phòng ảo thì không hề khó khăn. Bởi lẽ, văn phòng ảo được xem là trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Nơi đặt văn phòng ảo đã được đăng ký với cơ quan chức năng và có người đại diện pháp luật. Do đó, việc thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp với pháp luật Việt Nam

Văn phòng ảo thật sự sẽ mang đến cho doanh nghiệp những gì mà một doanh nghiệp hiện đại cần trong năm 2020. Chúng tôi hi vọng với những chia sẻ từ bài viết này, các bạn  sẽ có thêm những thông tin hữu ích và sự lựa chọn cho năm 2020 này. Mến chúc các bạn sức khỏe, niềm vui và thành công.