Trong những năm gần đây, cụm từ “Văn Phòng Ảo” không còn quá xa lạ với người Việt Nam. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự văn phòng ảo là gì? Sự ra đời và phát triển của nó ra sao? Chính vì vậy, bài viết này được tạo ra nhằm giúp cho bạn đọc có thêm những thông tin về loại hình dịch vụ Văn phòng ảo. Hi vọng chúng sẽ hữu ích các bạn.

Văn phòng ảo là gì?

Mô hình văn phòng ảo tại Việt Nam

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng đại diện giao dịch mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng giao dịch thực tế. Như vậy: Văn phòng ảo là môt dịch vụ văn phòng, mà các cá nhân hay doanh nghiệp sử dụng để hoạt động kinh doanh như một văn phòng giao dịch kinh doanh truyền thống.

Nguồn gốc văn phòng ảo

Văn phòng ảo bắt nguồn từ năm 1994. Vào thời gian này, các thương gia từ những quốc gia rộng lớn ở châu Âu và châu Mỹ gặp phải một vấn đề rất lớn là phải thường xuyên di chuyển từ vùng đất này đến vùng đất khác, từ khu vực này đến khu vực khác để phát triển hoạt động buôn bán. Vấn đề đặt ra là để đầu tư xuyên suốt một nơi và chỉ cố thủ tại đó là không thể. Trong khi đó, việc thiết lập thêm các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở những vùng khác nhau lại rất khó khăn.

Trước tình trạng trên, Ralph Gregory đã có sáng kiến giải quyết vấn đề này bằng cách cho thuê một địa chỉ cố định để các thương gia đăng ký kinh doanh, đồng thời đây cũng là tổng đài tiếp nhận thông tin và chuyển tiếp cho khách hàng đó. Và giải pháp này được đặt tên là Vittual Office vì từ VIRTUAL có nghĩa là THỰC, THỰC SỰ, nhưng trong vật lý nó có nghĩa là ‘hình/ vật phản chiếu’ dịch nghĩa đen là ảo. (Có một vài ý kiến cho rằng, VIRTUAL OFFICE – có nghĩa là một văn phòng mở rộng, một văn phòng đại diện giao dịch, vì vậy, họ cho rằng cách dịch, cách chuyển ngữ hiện nay như một số người dùng: Virtual Office = Văn phòng ảo là quá bám sát nghĩa đen nên mô tả chưa rõ vấn đề). Với giải pháp này, dịch vụ văn phòng ảo nhanh chóng giả quyết được bài toán nan giải của những người chủ thời bấy giờ và nhanh chóng được lan truyền và thu hút nhiều người quan tâm.

Văn phòng ảo bắt nguồn từ năm 1994 bởi doanh nhân Ralph Gregory

Các đơn vị văn phòng chuyên nghiệp hiện nay tại địa bàn TPHCM như Office168 hay Replus chia sẻ rằng loại hình dịch vụ này cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,…. Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Vì thế, bắt nguồn từ các nước phương tây xa xôi, loại hình dịch vụ này đã lan truyền và du nhập vào Việt Nam vào những năm 2006 và nhanh chóng đem lại một làn sóng kinh doanh mới trên thị trường. Nhiều chủ công ty, đặc biệt các công ty khởi nghiệp đã đón nhận loại hình dịch vụ này như một giải pháp hữu hiệu cho việc sử dụng hình ảnh chuyên nghiệp để giao dịch với khách hàng bằng những văn phòng tiện ích, chuyên nghiệp với mức chi phí hợp lý.

Văn phòng ảo biến thể và phát triển qua từng thời kỳ

Văn phòng ảo mang đến nhiều tiện ích, đặc biệt là tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp startup

Ngay từ lúc ra đời, loại hình văn phòng này đã cho thấy tình ứng dụng và sự tiện lợi đối với hoàn cảnh kinh doanh hiện tại. Tuy nhiên, càng ứng dụng, nhu cầu sử dụng văn phòng này và những đòi hỏi mới mẽ hơn cũng dần được nhận ra. Vậy nên sau hai năm cần mẫn thực hiện ý tưởng này, Tác giả bài toán trên Ralph Gregory đã không ngừng sáng tạo, thực nghiệm và thay đổi văn phòng ảo từ Virtual Office sang Intelligent Office.

Dịch vụ ngày càng được cung ứng và điều chỉnh sao chu đáp ứng và hài lòng khách hàng của gói dịch vụ trên. Với tình hình phát triển kinh tế ngày càng tăng cao kéo theo nhu cầu về một văn phòng cũng mở rộng hơn đòi hỏi được cung ứng các gói dịch vụ đa dạng với nhiều tên gọi khác nhau như: Business Center, Serviced Office, Office Suite, Executive Suite.

Cho đến ngày nay, dịch vụ văn phòng ảo ngày càng trở nên đa dạng, phong phú với một khối lượng lớn các gói dịch vụ, đem lại cho chủ doanh nghiệp những sự hỗ trợ tốt nhất, hữu hiệu nhất. Tại Việt Nam, một vài công ty cho thuê Văn phòng ảo uy tín có thể kể đến như: I-Office, G-Office, Office168, Replus, WinPlace, InnoHouse, Saigon office,…