Có thể nói rằng ngày nay, dịch vụ “Văn phòng ảo” trở nên quá đỗi quen thuộc với rất nhiều người. Đi liền với nó là những lợi ích mà không ai có thể chối cải. Vậy giữa mô hình văn phòng ảo và văn phòng truyền thống có sự khác biệt gì? Trong nội dung chia sẻ này, chúng tôi sẽ cùng Office168 cung cấp thông tin khái quát về 2 loại hình văn phòng này để các bạn có sự lựa chọn tốt nhất khi kinh doanh. Sau đây là 4 yếu tố cơ bản về sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống dễ thấy nhất.
Về vị trí
Sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống
Mô hình văn phòng truyền thống sở hữu một địa chỉ làm việc và liên hệ của doanh nghiệp với khách hàng, trong khi đó văn phòng ảo địa chỉ chỉ là địa chỉ để giao dịch và đăng ký kinh doanh.
Tuy nhiên, vị trí văn phòng ảo thường sẽ đắc địa hơn văn phòng truyền thống(với mô hình văn phòng ảo thì chi phí sẽ được nhiều doanh nghiệp chia sẻ với nhau. Hệ thống văn phòng ảo, người quản lý sẽ rất khó khăn trong việc quản lý nhân viên bởi vì bạn thường xuyên không ở đó.
Về chi phí
Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ bạn có thể đăng ký kinh doanh tại địa chỉ đó. Bạn có thể sử dụng địa chỉ cho thuê để nhận thư từ, bưu phẩm. Còn với văn phòng truyền thống, bạn phải đầu tư nhiều vào việc như xây dựng văn phòng, nhân viên lễ tân trong nhiều tháng. Nói một cách khác là văn phòng truyền thống thường được thuê trong thời gian dài hạn – có thể là một hoặc nhiều năm dựa trên cơ sở được ký kết.
Nếu như bạn muốn chấm dứt hợp đồng thường phải bán cho chủ sở hữu ít nhất 3 tháng trước đó. Ngoài ra thì công ty/doanh nghiệp bạn phải chi trả một khoản phí thuê văn phòng rất lớn kể cả điện, nước, internet, văn phòng phẩm… Bù lại đó là bạn có thể xử lý công việc bất cứ lúc nào ngay cả khi ngày làm việc hoặc không làm việc.
Chi phí cho việc thuê một văn phòng ảo rẻ hơn rất nhiều so với thuê văn phòng truyền thống
Giải pháp văn phòng ảo là sự lựa chọn tốt nhất giúp tiết kiệm chi phí
Đây là sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống lớn nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ để đặt trụ sở hoặc bạn muốn mở rộng thị trường tại 1 nơi nào đó, hoặc doanh nghiệp bạn đang trong quá trình thăm dò thị trường,… thì việc lựa chọn mô hình văn phòng ảo uy tín là sự chọn lựa hợp lý.
Bởi lẽ, Với văn phòng ảo thì doanh nghiệp bạn tiết kiệm được tối đa chi phí bỏ ra khi thuê văn phòng. Ngoài chi phí bạn trả khi thuê dịch vụ này thì bạn không phải trả thêm bất kỳ chi phí phát sinh nào như điện, nước, internet, dịch vụ lễ tân,…. như khi thuê văn phòng truyền thống. Bạn chỉ cần chi trả chi phí thuê văn phòng ảo hàng tháng với 1 số tiền cụ thể hàng tháng và thời hạn hợp đồng tối thiểu 6 tháng.
Về yếu tố không gian
Mô hình văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một không gian làm việc chuyên nghiệp trong đó bao gồm khu vực lễ tân, sảnh tiếp khách, khu vực làm việc, đặc biệt là phòng họp,… cùng với trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Hiện nay, Office168 đang cung cấp cho khách hàng của mình dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại quận 1 và quận 5. Khách hàng của họ có thể linh hoạt tiếp khách, giao dịch, họp tại đây nếu có nhu cầu sử dụng. Văn phòng ảo tại Office168 là môi trường làm việc rất thích hợp với những cá nhân làm việc tự do, doanh nghiệp vừa và nhỏ, những công ty khởi nghiệp hay những nhóm đang thực hiện dự án tiềm năng, những công ty nước ngoài, doanh nghiệp ngoại tỉnh có ý định mở chi nhánh tại khu vực Thành Phố Hồ Chí Minh để làm ăn.
Còn đối với văn phòng truyền thống thì không gian làm việc sẽ thoải mái nhưng với chi phí bỏ ra không hề nhỏ. Đồng thời bạn phải hợp đồng thuê văn phòng ít nhất 6 tháng, cùng với trang bị cơ sở vật chất tự sắm. Một chi phí khá lớn đấy chứ không phải chuyện đùa nếu như nguồn vốn còn eo hẹp. Bên cạnh đó thì sự sắp xếp nội thất trong văn phòng phải được sự cho phép của chủ sở hữu văn phòng.
Sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống trong khung giờ làm việc
Thông thường thì mỗi nhân viên văn phòng phải làm việc 8-9 tiếng mỗi ngày. Đối với nhân viên của văn phòng truyền thống thì họ có thể làm thêm giờ nếu có khách hàng đột xuất tuỳ thích. Còn đối với văn phòng ảo thì doanh nghiệp thuê phải tuân thủ theo giờ giấc hành chính cố định của bên cho thuê văn phòng ảo.
Như vậy, trên đây là sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống bạn có thể tham khảo. Mỗi loại hình văn phòng sẽ có ưu nhược điểm của nó. Tuỳ theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp/công ty mà cần cân nhắc sử dụng sao cho phù hợp nhất. Cảm ơn sự chia sẻ của Office168 về những thông tin thú vị này. Hy vọng với qua bài viết này các bạn nắm bắt được đâu là mô hình chọn lựa phù hợp nhất với cá nhân, công ty, doanh nghiệp mình.
>> Xem thêm: Những điều bạn cần ghi nhớ khi thuê văn phòng ảo
