Office168, WeWork, Up-Coworking, Toong hay rất nhiều cái tên đình đám khác là những công ty cung cấp dịch vụ chia sẻ văn phòng – Cho thuê chỗ ngồi làm việc cho giới doanh nhân khởi nghiệp, MMO & những người làm việc tự do… Vậy dịch vụ văn phòng chia sẻ & cho thuê chỗ ngồi làm việc là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về loại hình văn phòng dịch vụ mới mẻ này.
Khái niệm văn phòng làm việc chia sẻ
Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi đang ngày phổ biến tại Việt Nam
Văn phòng làm việc chia sẻ còn được biết đến với tên gọi Coworking Space hoặc cho thuê chỗ ngồi làm việc, là dịch vụ cung cấp cho người dùng một không gian làm việc có đầy đủ các chức năng của một văn phòng chuyên nghiệp.
Văn phòng chia sẻ là giải pháp văn phòng hữu hiệu dùng để các cá nhân, tổ chức cùng sở hữu và chia sẻ chi phí văn phòng. Các văn phòng này thường được trang bị đầy đủ những trang thiết bị.
Tất cả sẵn sàng cho những ai đang có dự định mở chi nhanh hoặc tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho những người start-up. Hiện nay, Văn phòng chia sẻ dưới hình thức co-working space đang nổi lên rất nhiều tại các thành phố lớn. Hình thức Coworking này tạo điều kiện rất tốt cho hệ sinh thái star-up phát triển.
Các dịch vụ và tiện ích thông thường tại văn phòng chia sẻ bao gồm
- Địa chỉ giao dịch
- Lễ tân/bảo vệ chuyên nghiệp
- Điện làm việc đảm bảo 24/7
- Máy điều hòa
- Nước uống (trà, cà phê, nước lọc)
- Internet đảm bảo
- Bàn ghế làm việc hiện đại sẵn sàng
- Có thể sử dụng các thiết bị văn phòng dùng chung như máy fax, máy photocopy, máy scan
- Phòng họp chung hiện đại: máy chiếu, WIFI
- Hệ thống audio/video, gọi Quốc tế với giá cước được tính trọn gói/tháng
3 lợi ích rõ ràng mà văn phòng chia sẻ mang lại
1. Văn phòng chia sẻ giúp tiết kiệm
Một trong những không gian làm việc chung lớn nhất Việt Nam. Ảnh: Dương Phú.
Lợi ích đầu tiên mà các doanh nghiệp lựa chọn văn phòng làm việc chia sẻ là tiết kiệm được chi phí. Bạn sẽ không phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng và setup văn phòng theo kiểu truyền thống, không phải trả lương cho nhân viên lễ tân, không trả tiền cho máy móc thiết bị văn phòng, không trả tiền tiện ích; bạn vẫn có một văn phòng hoàn hảo.
>> Xem thêm: Thuê văn phòng ảo thành lập công ty kinh doanh – tại sao không?
2. Văn phòng chia sẻ còn giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch
Với văn phòng chia sẻ, bạn có một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời tại các vị trí trung tâm dành cho những công ty chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng địa chỉ này làm địa chỉ giao dịch chính thức của công ty phục vụ cho công việc ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác, giao dịch thư tín,…
Văn phòng chia sẻ còn đáp ứng nhu cầu về thông tin liên lạc. Hệ thống thông tin cho văn phòng dịch vụ xử lí các loại thư từ, điện thoại, fax, … chính xác, nhanh chóng và linh hoạt. Do vậy, việc giao tiếp của bạn với đối tác và khách hàng vẫn hết sức thuận lợi dù rằng bạn đã tiết kiệm chi phí cho chúng đến mức tối đa.
3. Văn phòng chia sẻ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Với một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời, các dịch vụ khách hàng và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản cùng với văn phòng bài trí chuyên nghiệp chắc chắn hình ảnh của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp.
Rõ ràng, doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động một cách chuyên nghiệp trong sự cảm nhận của đối tác và khách hàng. Thực tế, bạn cũng rất chuyên nghiệp khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ.
Ngoài ra tại không gian văn phòng làm việc chia sẻ (coworking office space) bạn còn có thể giao lưu, làm việc với những người cùng ngành hoặc các ngành khác có liên quan chặt chẽ & có thể cùng hỗ trợ nhau.
Văn phòng làm việc chia sẻ phù hợp với ai?
Một văn phòng chia sẽ tốt sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho người thuê nhưng văn phòng làm việc chia sẻ (co working) không thể hoàn toàn thay thế được sàn văn phòng truyền thống. Vậy văn phòng chia sẻ phù hợp với những ai?
1. Các doanh nghiệp vừa & nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn hiệu quả.
2. Các giám đốc hoặc nhân viên không làm việc trực tiếp tại công ty của mình do thường xuyên đi công tác hoặc xa nhà hay mở rộng thị trường từ các tỉnh thành khác.
3. Cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp.
4. Chuyên viên tư vấn/ Nhóm dự án hoạt động kinh doanh độc lập.
5. Công ty nước ngoài hoạt động thăm dò thị trường hay đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam cần một không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.
6. Những người làm việc tự do liên quan đến công nghệ: Freelancer, dân MMO, SEO-ers, Online Marketing …
Làm sao để lựa chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín?
Điều quan trọng giúp các nhà cung cấp phát triển bền vững bên cạnh giá cả chính là các dịch vụ hậu cần đi liền với nó, càng chuyên nghiệp, tận tâm càng thu hút được nhiều khách hàng.
- Luôn sẵn sàng và đáp ứng đầy đủ các tiện ích chất lượng cần thiết của văn phòng tiêu chuẩn cũng như trong hợp đồng.
- Luôn thông báo nhanh chóng và kịp thời các thông tin liên quan đến khách hàng.
- Hỗ trợ tối đa khi khách hàng, doanh nghiệp cần hỗ trợ.
- Mọi thông tin luôn rõ ràng, bảo mật và đầy đủ.
- Bên cạnh dịch vụ chia sẻ văn phòng cho thuê, nhà cung cấp cũng nên có nhiều dịch vụ khác hỗ trợ tối đa doanh nghiệp phát triển như văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, đăng ký thành lập doanh nghiệp, hỗ trợ hồ sơ pháp lý, cho thuê phòng họp, khai báo thuế, hoá đơn, kế toán… gia tăng lợi ích cho khách hàng.
Tuỳ mỗi địa điểm và dịch vụ cung cấp khác nhau mà giá cũng khác nhau dao động từ 3 đến 5 triệu cho 1 vị trí.
>> Xem thêm: 8X xây dựng mô hình cho thuê chỗ ngồi làm việc từ hình ảnh tổ ong
Với những chia sẻ bên trên, hi vọng bạn sẽ hiểu thêm về văn phòng chia sẻ hoặc dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc .Từ đó, có thể lựa chọn cho mình một nhà cung cấp chuyên nghiệp phù hợp nhất để nâng tầm giá trị và phát triển doanh nghiệp bền vững.
